Dalam implementasi Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP) berbasis ISO 37001:2016, terdapat enam prinsip dasar yang perlu diperhatikan. Keenam prinsip ini dapat didefinisikan dengan lebih mendalam melalui pemahaman terhadap persyaratan yang tercantum dalam ISO 37001:2016 itu sendiri. Berikut adalah keenam Prinsip Dasar yang esensial:
1. Komitmen Manajemen Puncak
Prinsip ini menegaskan bahwa peran dan komitmen manajemen puncak sangat krusial dalam kesuksesan implementasi SMAP ISO 37001:2016. Manajemen puncak harus menunjukkan komitmen mereka dan memastikan pemahaman seluruh organisasi terhadap tujuan dan sasaran SMAP yang ingin dicapai. Tindakan seperti menetapkan kebijakan, menjadi dewan pengawas, melakukan tinjauan kinerja SMAP, dan menanggapi ketidaksesuaian adalah bagian dari peran dan komitmen tersebut.
2. Identifikasi dan Analisis Risiko Penyuapan
Organisasi diharuskan melakukan identifikasi dan analisis risiko penyuapan untuk mengetahui potensi risiko yang mungkin terjadi dalam proses bisnis. Dari hasil identifikasi dan analisis ini, langkah-langkah mitigasi risiko penyuapan dapat diambil dan terus dimonitor untuk memastikan kesesuaian dan efektivitasnya dengan kondisi terkini.
3. Uji Kelayakan (Due Diligence)
Suatu mekanisme uji kelayakan menjadi persyaratan wajib dalam SMAP ISO 37001:2016. Organisasi harus dapat melakukan uji kelayakan terhadap pihak terkait, seperti calon karyawan, pemasok/kontraktor, dan calon pelanggan, guna mengetahui rekam jejak mereka yang akan berkolaborasi dengan atau menjadi bagian dari organisasi.
4. Informasi Terdokumentasi yang Memadai
Setiap organisasi yang mengadopsi SMAP ISO 37001:2016 diharuskan menetapkan kebijakan dan informasi terdokumentasi sesuai dengan persyaratan standar, peraturan perundangan, dan kebutuhan organisasi. Dokumen tersebut menjadi kunci dalam mengendalikan risiko penyuapan dan gratifikasi dalam proses bisnis.
5. Komunikasi
Kebijakan dan peraturan terkait implementasi SMAP harus dikomunikasikan dengan baik kepada semua pihak terkait, baik internal maupun eksternal organisasi. Mekanisme komunikasi dapat melibatkan pelatihan, sosialisasi melalui berbagai media, seperti media sosial, situs web, poster, spanduk, banner, dan email.
6. Monitoring dan Evaluasi
Penerapan SMAP ISO 37001:2016 harus terus dipantau dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan efektivitasnya. Manajemen puncak memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa proses monitoring dan evaluasi ini berjalan lancar. Hasil dari proses ini dapat berupa rekomendasi perbaikan, perubahan, dan peningkatan sistem agar tetap sesuai dengan perkembangan isu internal dan eksternal.
Dengan memperhatikan keenam Prinsip Dasar ini, diharapkan organisasi dapat terus meningkatkan kinerjanya dalam menciptakan lingkungan kerja yang bersih, bebas dari praktik korupsi, penyuapan, dan gratifikasi yang dapat merugikan baik organisasi maupun negara.
