Nusacert menjalankan proses sertifikasi sistem manajemen melalui tahapan permohonan, audit, evaluasi, keputusan sertifikasi, dan pemeliharaan sertifikat. Proses dilaksanakan berdasarkan standar ISO 17021 sesuai dengan persyaratan akreditasi dari Komite Akreditasi Nasional (KAN), serta prosedur sertifikasi Nusacert.
Untuk sertifikasi awal, proses umumnya mencakup Audit Tahap 1 dan Audit Tahap 2. Setelah sertifikat diterbitkan, organisasi perlu menjalani audit surveilan dan resertifikasi sesuai jadwal serta ketentuan yang berlaku.
Tahapan dan jadwal dapat berbeda sesuai jenis sertifikasi, ruang lingkup, kondisi organisasi, serta ketentuan skema yang berlaku.
Organisasi mengisi formulir permohonan sertifikasi atau menghubungi Nusacert dengan data legalitas dan operasional.
Nusacert meninjau ruang lingkup, menentukan durasi audit, menyampaikan ketentuan kerja sama, dan menetapkan tim audit yang kompeten.
Meninjau kesiapan organisasi, dokumentasi sistem manajemen, kondisi lokasi, ruang lingkup, dan pemahaman persyaratan standar.
Evaluasi menyeluruh penerapan dan efektivitas sistem manajemen di lokasi melalui wawancara, bukti dokumen, dan observasi.
Organisasi menganalisis penyebab serta melaksanakan tindakan koreksi dan korektif atas temuan audit (bila ada).
Keputusan sertifikasi dievaluasi secara independen oleh personel berwenang yang terpisah dari tim audit lapangan.
Sertifikat resmi diterbitkan beserta informasi masa berlaku (siklus 3 tahun), jadwal audit berkala, dan pedoman penggunaan logo.
Audit berkala (surveilan tahunan) untuk memastikan sistem manajemen terus diterapkan secara konsisten dan efektif.
Evaluasi komprehensif sebelum masa berlaku sertifikat 3 tahun berakhir guna memperbarui status sertifikasi organisasi.
Proses dimulai dengan mengisi formulir Permohonan Sertifikasi atau menghubungi tim Nusacert melalui kanal komunikasi resmi. Permohonan dapat diajukan untuk sertifikasi awal, perubahan ruang lingkup, resertifikasi, atau pemindahan sertifikasi dari lembaga sertifikasi lain.
Nusacert akan meninjau informasi yang disampaikan untuk memastikan ruang lingkup dan menentukan durasi audit. Informasi yang diperlukan meliputi:
Jika permohonan telah ditinjau dan dinyatakan dapat diaudit oleh tim Nusacert, kami akan menyampaikan ketentuan kerja sama dan menetapkan tim audit sesuai kompetensi serta persyaratan ketidakberpihakan.
Audit Tahap 1 meninjau kesiapan organisasi untuk menjalani Audit Tahap 2. Tinjauan dapat mencakup dokumentasi sistem manajemen, pemahaman organisasi terhadap persyaratan standar, kondisi lokasi, ruang lingkup, serta kesiapan penerapan sistem manajemen.
Audit Tahap 2 mengevaluasi penerapan dan efektivitas sistem manajemen berdasarkan persyaratan standar yang diajukan. Auditor mengumpulkan bukti audit melalui metode yang sesuai, seperti wawancara, pemeriksaan dokumen dan rekaman, serta pengamatan kegiatan di lokasi. Hasil audit dicatat dalam laporan audit.
Untuk permohonan pemindahan sertifikasi dari lembaga lain, kebutuhan Audit Tahap 1 ditentukan berdasarkan hasil kajian dan ketentuan pemindahan sertifikasi yang berlaku.
Jika ditemukan ketidaksesuaian, organisasi harus melakukan analisis penyebab, menetapkan tindakan koreksi dan tindakan korektif yang sesuai, serta menyampaikan bukti tindak lanjut dalam batas waktu yang ditetapkan Nusacert berdasarkan jenis temuan dan ketentuan sertifikasi yang berlaku.
Ketidaksesuaian mayor: menunjukkan kegagalan yang signifikan dalam memenuhi persyaratan atau keraguan serius terhadap kemampuan sistem manajemen mencapai hasil yang dimaksud. Temuan ini memerlukan penanganan dan verifikasi sesuai ketentuan yang berlaku.
Ketidaksesuaian minor: menunjukkan penyimpangan yang tidak memenuhi kriteria mayor, tetapi tetap harus diperbaiki dan ditindaklanjuti sesuai batas waktu yang ditetapkan.
Observasi atau peluang perbaikan: hal yang dapat dipertimbangkan organisasi untuk meningkatkan sistem manajemen. Kategori dan tindak lanjutnya mengikuti prosedur Nusacert yang berlaku.
Penerbitan sertifikat hanya dapat dipertimbangkan setelah persyaratan sertifikasi yang relevan dipenuhi dan hasil tindak lanjut temuan dievaluasi sesuai prosedur. Jika organisasi tidak menindaklanjuti temuan dalam batas waktu yang ditetapkan, proses sertifikasi dapat ditunda atau dihentikan sesuai ketentuan yang berlaku.
Penggunaan metode audit jarak jauh atau teknologi informasi dan komunikasi dapat dipertimbangkan apabila sesuai dengan tujuan audit, risiko, jenis kegiatan, serta persyaratan yang berlaku. Metode ini tidak otomatis tersedia untuk semua audit dan harus disetujui serta direncanakan oleh pihak terkait.
Apabila metode jarak jauh digunakan, organisasi perlu menyiapkan koneksi internet yang memadai, perangkat yang diperlukan, akses ke personel dan informasi yang relevan, serta sarana berbagi dokumen yang disepakati. Informasi yang diperoleh selama proses audit dikelola sesuai ketentuan kerahasiaan yang berlaku.
Keputusan sertifikasi dibuat melalui proses evaluasi yang terpisah dari pelaksanaan audit. Auditor yang melakukan audit tidak mengambil keputusan akhir atas sertifikasi untuk audit yang dilaksanakannya. Pemisahan ini mendukung objektivitas dan pengelolaan konflik kepentingan.
Sebelum keputusan dibuat, laporan audit dan informasi terkait ditinjau oleh personel yang berwenang dan kompeten sesuai prosedur Nusacert. Sertifikat diterbitkan apabila keputusan sertifikasi menyatakan bahwa persyaratan telah dipenuhi.
Setelah sertifikat diterbitkan, organisasi menerima sertifikat dan informasi mengenai jadwal audit berikutnya serta ketentuan penggunaan tanda atau logo sertifikasi. Masa berlaku dan ruang lingkup sertifikat mengikuti informasi yang tercantum pada sertifikat. Untuk organisasi multi-lokasi, lokasi yang tercakup dicantumkan sesuai ketentuan sertifikasi yang berlaku.
Audit surveilan dilakukan selama masa berlaku sertifikat untuk memastikan sistem manajemen terus diterapkan dan tetap memenuhi persyaratan sertifikasi. Jadwal dan frekuensinya ditetapkan sesuai persyaratan akreditasi, ruang lingkup sertifikasi, serta prosedur Nusacert.
Audit surveilan dapat mencakup, antara lain:
Nusacert akan mengoordinasikan jadwal surveilan dengan organisasi. Organisasi bertanggung jawab memastikan kesiapan audit dan memberikan akses yang diperlukan sesuai kesepakatan.
Resertifikasi dilakukan untuk mengevaluasi kesesuaian sistem manajemen sebelum masa berlaku sertifikat berakhir. Proses ini menilai penerapan sistem secara menyeluruh dan mempertimbangkan kinerja sistem selama siklus sertifikasi sebelumnya.
Organisasi disarankan menghubungi Nusacert jauh sebelum tanggal kedaluwarsa sertifikat agar proses resertifikasi dapat direncanakan dengan memadai. Ketentuan apabila sertifikat telah kedaluwarsa ditangani sesuai standar dan prosedur sertifikasi yang berlaku; sertifikat tidak otomatis tetap berlaku atau pulih hanya karena permohonan resertifikasi telah diajukan.
Organisasi dapat mengajukan perluasan atau pengurangan ruang lingkup sertifikasi. Nusacert akan meninjau permohonan dan menentukan evaluasi atau audit tambahan yang diperlukan. Persetujuan perubahan ruang lingkup bergantung pada hasil evaluasi dan pemenuhan persyaratan sertifikasi.
Organisasi yang memiliki sertifikat sistem manajemen terakreditasi dapat mengajukan pemindahan sertifikasi ke Nusacert. Pemindahan hanya dapat dilakukan setelah Nusacert meninjau kelayakan sertifikat, status sertifikasi, ruang lingkup, laporan audit, serta informasi lain yang dipersyaratkan. Nusacert dapat meminta dokumen tambahan atau melakukan kegiatan tinjauan lebih lanjut untuk memastikan persyaratan pemindahan terpenuhi. Jika persyaratan tidak terpenuhi, permohonan dapat diproses sebagai permohonan sertifikasi baru. Keputusan dan tahapan pemindahan mengikuti persyaratan yang berlaku.
Organisasi dengan beberapa lokasi dapat mengajukan sertifikasi multi-lokasi. Penggunaan metode sampling hanya dapat dipertimbangkan apabila organisasi dan sistem manajemennya memenuhi kriteria yang berlaku. Kelayakan ditinjau berdasarkan antara lain hubungan pengendalian antara kantor pusat dan lokasi, keseragaman sistem manajemen, serta cakupan audit internal dan tinjauan manajemen. Tidak semua jenis organisasi atau ruang lingkup memenuhi syarat untuk sampling.
Dalam kondisi tertentu, Nusacert dapat melakukan audit khusus atau audit dengan pemberitahuan singkat, misalnya untuk menindaklanjuti keluhan, perubahan yang berdampak pada sistem manajemen, atau kondisi lain yang diatur dalam prosedur sertifikasi. Organisasi akan diberi informasi mengenai tujuan dan pengaturan audit sesuai ketentuan yang berlaku.
Jika terdapat perubahan standar atau persyaratan sertifikasi yang berdampak pada organisasi tersertifikasi, Nusacert akan menyampaikan informasi yang relevan, termasuk ketentuan transisi dan tenggat waktu jika berlaku. Pemenuhan perubahan tersebut dapat dievaluasi melalui audit atau metode lain yang ditetapkan sesuai persyaratan yang berlaku.
Sertifikat dapat dibekukan apabila terdapat kondisi yang memenuhi kriteria pembekuan berdasarkan prosedur Nusacert dan persyaratan yang berlaku. Selama status pembekuan, organisasi harus mengikuti ketentuan penggunaan sertifikat, tanda, dan pernyataan sertifikasi yang disampaikan Nusacert. Penggunaan tanda atau pernyataan sertifikasi selama pembekuan harus dihentikan sesuai ketentuan yang berlaku.
Sertifikat dapat dicabut apabila kondisi yang ditetapkan dalam prosedur dan persyaratan sertifikasi terpenuhi, misalnya kegagalan menyelesaikan masalah yang berdampak pada status sertifikasi, berakhirnya hubungan kontraktual, permintaan pengunduran diri dari organisasi, atau penyalahgunaan sertifikat maupun tanda sertifikasi. Setiap tindakan terhadap status sertifikat dilakukan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Masa berlaku tercantum pada sertifikat. Untuk sertifikasi sistem manajemen yang menggunakan siklus tiga tahun, pemeliharaan sertifikat mencakup audit surveilan dan evaluasi resertifikasi sesuai jadwal serta persyaratan yang berlaku.
Durasi audit ditentukan melalui kajian permohonan. Faktor yang dipertimbangkan dapat mencakup jumlah personel dalam ruang lingkup, jumlah lokasi, kompleksitas kegiatan, risiko, serta tingkat integrasi sistem manajemen. Biaya disampaikan berdasarkan ruang lingkup dan kebutuhan audit yang telah dikaji.
Penerbitan sertifikat bergantung pada pemenuhan persyaratan sertifikasi dan penyelesaian atau verifikasi temuan sesuai kategori serta prosedur yang berlaku. Batas waktu dan bentuk bukti tindak lanjut akan disampaikan kepada organisasi.
Metode audit jarak jauh dapat dipertimbangkan apabila sesuai dengan tujuan audit, risiko, dan persyaratan yang berlaku. Penggunaannya ditentukan melalui perencanaan audit dan tidak otomatis berlaku untuk semua situasi.
Kebutuhan audit setiap lokasi ditentukan melalui kajian organisasi multi-lokasi. Sampling hanya dapat digunakan jika organisasi memenuhi kriteria yang berlaku untuk skema dan ruang lingkup yang diajukan.
Pemindahan dapat diajukan untuk sertifikat yang memenuhi kriteria kelayakan. Nusacert akan meninjau status sertifikat, akreditasi lembaga penerbit, ruang lingkup, dan dokumen pendukung sebelum menentukan apakah pemindahan dapat dilakukan.
Diskusikan kebutuhan ruang lingkup, jadwal audit, dan skema sertifikasi sistem manajemen bersama tim profesional Nusacert.